Privacybeleid

Inleiding

CP-coaching hecht veel waarde aan zorgvuldigheid met betrekking tot klantgegevens. Klanten moeten ervan op aan kunnen, dat gevoelige, arbeid gerelateerde zaken als zodanig worden behandeld.

Op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens hanteert CP-coaching het privacyreglement. Al uw rechten zijn in dit reglement vastgelegd zoals het recht van kennisneming van de opname van gegevens, het recht om deze opgenomen gegevens in te zien/opvragen, het recht om deze gegevens indien nodig te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen.

1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

1. a) Persoonsgegevens:
   elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
2. b) Bijzondere persoonsgegevens:
   persoonsgegevens betreffende iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele geaardheid, strafrechtelijke persoonsgegevens en persoonsgegevens betreffende een door de rechter opgelegd verbod naar aanleiding van onrechtmatig of hinderlijk gedrag.
3. c) Cliënt of betrokkene:
   degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft.
4. d) Dossier:
   elk op naam van de cliënt gestructureerd geheel van persoonsgegevens dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op de cliënt, waarbij persoonsgegevens zowel geautomatiseerd als niet-geautomatiseerd worden verwerkt.
5. e) Verwerker:
   degene die ten behoeve van CP-Coaching persoonsgegevens verwerkt.
6. f) Verwerking van persoonsgegevens:
   elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.
7. g) Verstrekken van persoonsgegevens:
   het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens.
8. h) Toestemming van de betrokkene:
   elke vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting waarmee de betrokkene aanvaardt dat hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt.

Artikel 2. Reikwijdte van het reglement

Dit reglement is van toepassing op de geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens, alsmede de niet-geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die in een dossier zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen.

Artikel 3. Taken van CP-Coaching

CP-Coaching verricht voor individuele cliënten coachende en begeleidende werkzaamheden die betrekking hebben op hun persoonlijke ontwikkeling, participatie en veelal hun beroepsmatige functioneren.

Deze werkzaamheden kunnen plaatsvinden in opdracht van onder andere werkgevers, UWV, gemeenten of andere organisaties.

Artikel 4. Toegang tot het dossier

Directe toegang tot het dossier hebben uitsluitend personen die behoren tot de organisatie van CP-Coaching of personen die namens CP-Coaching werkzaamheden uitvoeren, en uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun werkzaamheden.

Alle betrokken medewerkers zijn verplicht tot geheimhouding.

Artikel 5. Algemene informatie voor de cliënt over gegevensverwerking

Zo spoedig mogelijk na de aanmelding bij CP-Coaching wordt aan de cliënt zowel mondeling als schriftelijk meegedeeld dat informatie over de verwerking van persoonsgegevens is opgenomen in dit privacyverklaring, dat beschikbaar is via de website van CP-Coaching.

Wij verwerken persoonsgegevens over u op het moment dat u zich op enigerlei wijze tot ons wendt en uw gegevens bij ons achterlaat.

Dit kan bijvoorbeeld gebeuren:

• wanneer u zich aanmeldt voor begeleiding of een re-integratietraject
• wanneer u via een opdrachtgever een traject bij ons volgt
• wanneer u solliciteert op een functie binnen onze organisatie
• wanneer u contact met ons opneemt via e-mail, telefoon of via onze website
• wanneer u als (potentiële) zakelijke relatie contact met ons heeft

2. Voor welke doeleinden gebruiken wij uw gegevens?

Artikel 6

Wanneer u persoonsgegevens aan ons verstrekt, bijvoorbeeld wanneer u zich aanmeldt voor begeleiding of wanneer u via een opdrachtgever bij CP-Coaching wordt aangemeld voor een traject, worden deze gegevens opgenomen in onze administratie.

Deze persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor doeleinden die verband houden met onze dienstverlening.

Dit kan onder meer zijn:

• het aangaan en onderhouden van een begeleidings- of re-integratierelatie
• het begeleiden van cliënten naar werk of maatschappelijke participatie
• het bevorderen van persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid
• het beoordelen van geschiktheid voor werk of een traject
• het onderhouden van contact met opdrachtgevers en werkgevers
• het uitvoeren van administratieve verplichtingen die voortvloeien uit contracten met opdrachtgevers
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen
• het beoordelen of cliënten in aanmerking komen voor subsidies, voorzieningen of regelingen
• het ondersteunen bij trajecten gericht op arbeidsinschakeling

 

Artikel 7. Afhandeling sollicitaties vaste medewerkers

Indien u solliciteert op een functie binnen CP-Coaching verwerken wij persoonsgegevens die u in het kader van de sollicitatie verstrekt.

Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor:

• het beoordelen van uw geschiktheid voor een functie
• het voeren van sollicitatiegesprekken
• het onderhouden van contact over uw sollicitatie

Artikel 8. Het aangaan van een zakelijke relatie

Wanneer u als zakelijke relatie contact met ons heeft, kunnen persoonsgegevens worden verwerkt voor:

• het uitvoeren van overeengekomen dienstverlening
• het onderhouden van een zakelijke relatie
• het voeren van een financiële en administratieve administratie

Artikel 9. Overige doeleinden van gegevensverwerking

Persoonsgegevens kunnen daarnaast worden gebruikt voor:

• interne bedrijfsprocessen en managementinformatie
• kwaliteitsbewaking en evaluatie van dienstverlening
• audits en accountantscontroles
• naleving van wet- en regelgeving
• het informeren over onze dienstverlening

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van het traject kunnen onder andere de volgende gegevens worden verwerkt:

• NAW-gegevens (naam, adres, woonplaats)
• e-mailadres en telefoonnummer
• geslacht
• geboortedatum
• gewenste functie of werkrichting
• curriculum vitae
• werkervaring
• opleiding- en scholingsgegevens
• foto (indien hiervoor toestemming is gegeven)
• doelgroepstatus of doelgroepverklaring
• screeningsinformatie zoals VOG of referenties
• beschikbaarheid voor werk
• reisafstand of mobiliteit
• rijbewijsgegevens
• BSN Indien wettelijk vereist (bijvoorbeeld bij trajecten in opdracht van UWV) kan het BSN worden verwerkt.
• andere gegevens die noodzakelijk zijn voor begeleiding en re-integratie

 

Artikel 11. U bent een zakelijke relatie

In dat geval kunnen onder andere de volgende gegevens worden verwerkt:

• zakelijke contactgegevens
• gegevens die nodig zijn voor het onderhouden van de zakelijke relatie4. Doel en voorwaarden van de verwerking van persoonsgegevens

4. Doel en voorwaarden van de verwerking van persoonsgegevens

Artikel 12. Doel van de verwerking

Het doel van de verwerking van persoonsgegevens is:

1. a) het uitvoeren van de taken zoals genoemd in artikel 3 van dit reglement
   b) het vastleggen van gegevens die nodig zijn voor een verantwoorde bedrijfsvoering
   c) het voldoen aan wettelijke verplichtingen en contractuele afspraken met opdrachtgevers

Artikel 13. Voorwaarden voor een rechtmatige verwerking

Persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Daarbij gelden de volgende uitgangspunten:

1. Persoonsgegevens worden op een zorgvuldige en vertrouwelijke wijze verwerkt.
2. Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld.
3. Alleen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de dienstverlening worden verwerkt.
4. CP-Coaching neemt passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging.

Deze maatregelen omvatten onder meer:

• beveiligde toegang tot digitale systemen door middel van wachtwoorden en toegangsrechten
• beperkte toegang tot dossiers voor bevoegde medewerkers
• veilige opslag van digitale en fysieke dossiers
• vertrouwelijke omgang met cliëntgegevens door medewerkers
• Persoonsgegevens zijn uitsluitend toegankelijk voor medewerkers van CP-Coaching of door CP-Coaching ingeschakelde personen die deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden.

Artikel 14. Datalekken

CP-Coaching neemt passende maatregelen om datalekken te voorkomen.

Indien zich onverhoopt een datalek voordoet waarbij persoonsgegevens verloren gaan of onrechtmatig worden verwerkt, zal CP-Coaching dit datalek registreren en beoordelen.

Wanneer dit volgens de geldende wet- en regelgeving noodzakelijk is, zal het datalek worden gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens en indien vereist bij de betrokkenen.

CP-Coaching streeft ernaar datalekken zoveel mogelijk te voorkomen door passende beveiligingsmaatregelen en zorgvuldige omgang met persoonsgegevens.

 

Artikel 15. Grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens

Persoonsgegevens mogen worden verwerkt wanneer:

• de betrokkene hiervoor toestemming heeft gegeven
• de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst
• de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting
• de verwerking noodzakelijk is voor een gerechtvaardigd belang van CP-Coaching of een opdrachtgever
• de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een taak van algemeen belang

5. Inzage en correctie

Artikel 16. Inzage voor de cliënt

CP-Coaching verstrekt desgevraagd inzage in persoonsgegevens die betrekking hebben op de cliënt. Inzage kan worden geweigerd indien hierdoor de privacy van derden wordt geschaad. Persoonlijke werkaantekeningen en conceptdocumenten maken geen onderdeel uit van het dossier.

Artikel 17. Recht op correctie

De betrokkene kan CP-Coaching verzoeken persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen indien deze onjuist, onvolledig of niet relevant zijn. Betrokkenen hebben tevens op grond van de AVG het recht op, beperking van verwerking, overdraagbaarheid van gegevens (dataportabiliteit) en het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van hun persoonsgegevens. CP-Coaching reageert binnen de wettelijke termijn op een dergelijk verzoek.

6. Derden verstrekking

Artikel 18. Derdenverstrekking

CP-Coaching verstrekt persoonsgegevens uitsluitend aan derden wanneer:

• dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienstverlening
• dit voortvloeit uit een overeenkomst met een opdrachtgever
• dit wettelijk verplicht is
• de cliënt hiervoor toestemming heeft gegeven

Contactgegevens van cliënten kunnen bijvoorbeeld worden verstrekt aan Blik op Werk in het kader van onafhankelijk klanttevredenheidsonderzoek.

7. Bewaartermijnen en vernietiging

Artikel 19. Bewaren van persoonsgegevens

Na beëindiging van de dienstverlening wordt het dossier gearchiveerd. CP-Coaching bewaart dossiers in principe maximaal vijf jaar na beëindiging van het traject, tenzij wettelijke verplichtingen een andere bewaartermijn voorschrijven.

Artikel 20. Vernietiging van persoonsgegevens

Op verzoek van de betrokkene kan CP-Coaching persoonsgegevens vernietigen, tenzij wettelijke verplichtingen of gerechtvaardigde belangen zich daartegen verzetten.

 

8. Overige bepalingen

Artikel 21. Klachten

Indien een betrokkene van mening is dat CP-Coaching niet zorgvuldig omgaat met persoonsgegevens, kan een klacht worden ingediend volgens de klachtenprocedure van CP-Coaching. Daarnaast kan een klacht worden ingediend bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Artikel 22. Register van verwerkingen

CP-Coaching houdt een intern register van verwerkingsactiviteiten bij conform de AVG.

Artikel 23. Slotbepaling

Dit privacyverklaring treedt in werking op 01 januari 2026.

Het reglement kan worden aangepast wanneer wetgeving of bedrijfsvoering daarom vraagt.

De meest actuele versie is beschikbaar via www.cp-coaching.nl.

Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact opnemen met:

CP-Coaching B.V.
E-mail: info@cp-coaching.nl
Website: www.cp-coaching.nl

Copyright © 2022 | Alle rechten voorbehouden.